2.1 Oficinas de registro de documentos
2.1.1.- Consideración
como órganos administrativos
D.772/99
Artículo 11. Consideración como órganos
administrativos.
1. Las oficinas de registro de la Administración
General del Estado son unidades administrativas que,
de acuerdo con lo dispuesto en el artículo
5.2 de la Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organización
y uncionamiento de la Administración General
del Estado, tienen la consideración de órgano
administrativo por, tener atribuidas funciones con
efectos jurídicos frente a terceros.
2. Su creación, modificación o supresión
se efectuará de acuerdo con las reglas establecidas
en el artículo 67 de la Ley 6/1997, de Organización
y Funcionamiento de la Administración General
del Estado.
Las oficinas de registro de las Delegaciones y sus
delegaciones del Gobierno y de los servicios territoriales
en ellas integrados se crean, modifican o suprimen
por Orden del Ministro de Administraciones Públicas.
3. En las órdenes de creación, modificación
o supresión se expresará el carácter
general o auxiliar de la correspondiente oficina de
registro.
4. La creación, modificación o supresión
de oficinas de registro de los Organismos públicos
se efectuarán de conformidad con lo que dispongan
sus normas reguladoras.
2.1.2.- Funciones de
las Oficinas de Registro
D.772/99
Artículo 13. Funciones de las oficinas de registro.
Las oficinas de registro, tanto de carácter
general como de carácter auxiliar, desarrollan
las siguientes funciones:
- La recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones
dirigidos a cualquier órgano o entidad de cualquier
Administración pública: de conformidad
con lo dispuesto en los artículos 2 y 3 de
este Real Decreto.
- La expedición de recibos de la presentación
de solicitudes, escritos y comunicaciones; de acuerdo
con lo dispuesto en el artículo
6 de este Real Decreto.
- La anotación de asientos de entrada o salida
de las solicitudes, escritos y comunicaciones; de
acuerdo con lo dispuesto en los apartados 2
y 3 del artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26
de noviembre, de Régimen Jurídico de
las Administraciones Públicas y
del Procedimiento Administrativo Común.
- La remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones
a las personas, órganos o unidades destinatarias;
de acuerdo con lo dispuesto en el apartado
2 del artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26
de noviembre, de Régimen Jurídico de
las Administraciones Públicas y del Procedimiento
Administrativo Común.
-La expedición de copias selladas de los documentos
originales que los ciudadanos deban aportar junto
con una solicitud, escrito o comunicación
as como el registro de dicha expedición: todo
ello de conformidad con lo dispuesto en el artículo
7 de este Real Decreto.
-La realización de cotejos y la expedición
de copias compulsadas de documentos originales aportados
por los interesados; según lo establecido en
el artículo 8 de este Real Decreto.
-Cualesquiera otras que se les atribuyan legal o reglamentariamente.
2.1.3 Registro general
de documentos
Ley 30/92
Artículo 38.1
Los órganos administrativos llevarán
un registro general en el que se hará el correspondiente
asiento de todo escrito o comunicación que
sea presentado o que se reciba en cualquier unidad
administrativa propia. También se anotarán
en el mismo, la salida de los escritos y comunicaciones
oficiales dirigidas a otros órganos o particulares.
D. 772/99
Artículo 12. Oficinas de registro generales
y auxiliares.
1. Tienen la consideración de oficina de registro
general aquellas que ejercen funciones de recepción
y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones
para uno o varios órganos administrativos.
Todo órgano administrativo tendrá asignada
una única oficina de registro general, sin
perjuicio de que ésta tenga tal carácter
para varios órganos administrativos.
D. 204/95
Artículo 9.- Registros generales.
Las Consejerías y Organismos Autónomos
dispondrán, tanto en los servicios centrales
como en sus Delegaciones, Direcciones o Gerencias
Provinciales y en aquellos grandes centros administrativos
en los que así se haya previsto, un Registro
General de Documentos en el que se admitirá
y anotará todo escrito o comunicación
que sea presentado o que se reciba destinado a cualquier
órgano de las Administraciones Públicas.
De igual forma se anotarán y cursarán
los escritos y comunicaciones oficiales dirigidos
a los particulares o a otros órganos administrativos.
2.1.4 Registros auxiliares
de documentos
Ley 30/92
Artículo 38.2
Los órganos administrativos podrán crear
en las unidades administrativas correspondientes de
su propia organización otros registros con
el fin de facilitar la presentación de escritos
y comunicaciones. Dichos registros serán auxiliares
del registro general, al que comunicarán toda
anotación que efectúen.
D.772/99
Artículo 12. Oficinas de registro generales
y auxiliares.
2. Tienen la consideración de oficinas de registro
auxiliares aquellas que, ejerciendo idénticas
funciones y para los mismos órganos administrativos
que la oficina de registro general, se encuentran
situadas en dependencias diferentes de aquélla.
De cada oficina de registro general podrán
depender varias oficinas de registro auxiliares.
3. Las oficinas de registro auxiliares remitirán
copia de la totalidad de los asientos que practiquen
a la correspondiente oficina de registro general,
siendo esta última la que ejerce las funciones
de constancia y certificación en los supuestos
de litigios, discrepancias o dudas acerca de la recepción
o remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones.
4. La instalación en soporte informático
de las oficinas de registro garantizará la
plena interconexión e integración de
las de carácter general y las respectivas oficinas
de carácter auxiliar: estableciendo una única
numeración correlativa de los asientos en función
del orden temporal de recepción o salida. En
el caso de que la numeración de los registros
auxiliares y del registro general no sea única,
la generada por aquéllos llevará incorporado
el código de la oficina de registro auxiliar.
En todo caso los asientos incluirán la fecha,
expresada con ocho dígitos para el día,
mes y año; y la hora, expresada con seis dígitos
para la hora, minutos y segundos, además de
los restantes datos especificados en el artículo
38.3 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico
de las Administraciones Públicas y del Procedimiento
Administrativo Común.
D. 204/95
Artículo 10.- Registros auxiliares.
Los responsables de los órganos administrativos
que dispongan de un Registro General de Documentos
podrán establecer los Registros Auxiliares
necesarios para facilitar la presentación de
escritos y comunicaciones, así como para racionalizar
los procedimientos administrativos. Los Registros
Auxiliares comunicarán todos los asientos que
efectúen al Registro General de Documentos
del cual dependan.
2.1.5 Secciones: entrada
/ salida
D. 204/95
Artículo 13.- Secciones.
Cada Registro de Documentos tendrá dos secciones,
una en la que se asentarán los documentos o
escritos recibidos, y otra en la que se asentarán
los escritos o documentos emitidos a otros órganos
o particulares.
2.1.6 Integración de los
reg. Auxiliares con el reg. General
Ley 30/92
Artículo 38.3
Asimismo, el sistema garantizará la integración
informática en el registro general de las anotaciones
efectuadas en los restantes registros del órgano
administrativo.
D. 772/99
Artículo 12. Oficinas de registro generales
y auxiliares.
4. La instalación en soporte informático
de las oficinas de registro garantizará la
plena interconexión e integración de
las de carácter general y las respectivas oficinas
de carácter auxiliar: estableciendo una única
numeración correlativa de los asientos en función
del orden temporal de recepción o salida. En
el caso de que la numeración de los registros
auxiliares y del registro general no sea única,
la generada por aquéllos llevará incorporado
el código de la oficina de registro auxiliar.
En todo caso los asientos incluirán la fecha,
expresada con ocho dígitos para el día,
mes y año; y la hora, expresada con seis dígitos
para la hora, minutos y segundos, además de
los restantes datos especificados en el artículo
38.3 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico
de las Administraciones Públicas y del Procedimiento
Administrativo Común.
2.1.7 Oficinas de registro
en Entidades de Derecho Público
D.779/22
Disposición Adicional Segunda. Oficinas de
registro en entidades de derecho público.
Las entidades públicas empresariales y el resto
de entidades de derecho público que no tengan
la consideración de Organismo autónomo
dispondrán de oficinas de registro cuando,
de acuerdo con su norma de creación, tengan
atribuido el ejercicio de potestades administrativas
que requieran la existencia de dichos órganos.
En este supuesto, las Oficinas de registro se regirán
por lo dispuesto en el presente Real Decreto.
2.1.8 Relación pública
de oficinas
Ley 30/92
Artículo 38.7
Las Administraciones Públicas deberán
hacer pública y mantener actualizada una relación
de las oficinas de registro propias o concertadas,
sus sistemas de acceso y comunicación, así
como los horarios de funcionamiento.
D. 772/99
Disposición adicional Primera.
2. El Ministerio de Administraciones Públicas
mantendrá permanentemente actualizada y publicará
anualmente, mediante Resolución de la Secretaria
de Estado para la Administración Pública,
la relación de las oficinas de registro de
la Administración General del Estado y de sus
Organismos públicos, en la que figurarán
sus sistemas de acceso y comunicación y los
horarios de funcionamiento. Las oficinas de registro
incluidas en la relación se identificarán
mediante un código, asignado de conformidad
con el sistema de codificación unificada que
se establezca mediante Resolución de la Secretaria
de Estado para la Administración Pública,
al objeto de posibilitar la transmisión telemática
de los asientos registrales y de sus documentos asociados
entre dichas oficinas.
3. Los Departamentos y Organismos comunicarán
al Ministerio de Administraciones Públicas
los datos correspondientes a sus
oficinas de registro y las variaciones que se produzcan
en las mismas.
D. 204/95
Artículo 11.- Relación de Oficinas de
Registros.
Los titulares de los Centros Directivos
comunicarán a la Secretaria General para la
Administración Pública la instalación,
modificación, traslado o supresión de
las Oficinas de Registros Generales de Documentos
que de ellos dependan, especificando su denominación,
ubicación, horarios de atención al publico
y, en su caso, las técnicas y medios mecánicos,
electrónicos, informáticos o telemáticos
de acceso y comunicación. La Secretaría
General para la Administración Pública
publicará en el <<Boletín Oficial
de la Junta de Andalucía>>, la
relación completa y actualizada de las Oficinas
de Registros Generales de Documentos de la Administración
de la Junta de Andalucía, al menos una vez
al año y con sujeción a lo establecido
en el Artículo 38.7 de la mencionada Ley 30/1992.
Dicha relación incluirá los concertados
si los hubiere.
La relación de Oficinas
de Registros a que se refiere el párrafo anterior
deberá estar expuesta en los tablones de anuncios
de los órganos que tengan Registros Generales
de Documentos, conjuntamente con la relación
de Oficinas de Registros Auxiliares de Documentos
que dependan de su Registro General.
Resolución de 5 de abril
de 1994
Primero:
Hacer pública la relación de las Oficinas
de Registro General de Documentos de las Consejerías
y Organismos Autónomos que constituyen la Administración
de la Junta de Andalucía y que figura como
anexo a esta Resolución.
Segundo:
Las Oficinas de Registro General de Documentos que
se relacionan en el Anexo tendrán como sistema
general de acceso la presentación física
de documentos y, en su caso, los otros sistemas de
acceso que se mencionan en dicha relación.
Tercero:
Cada Oficina de Registro General de Documentos deberá
mantener a disposición de los ciudadanos, además
del Anexo de esta Resolución, la relación
actualizada de todos los registros auxiliares de documentos
dependientes de él, en la que se especifique,
paro cada uno de ellos, los datos incluidos en el
Anexo, así como los tipos de documentos que
puedan ser presentados en los mismos.
Cuarto:
Los Consejerías y Organismos Autónomos
de la Junta de Andalucía deberán comunicar
a esta Secretaría General para la Administración
Pública todos los cambios que se produzcan
en los Registros de Documentos, con el objeto de actualizar
la relación del Anexo y publicarla para conocimiento
de los ciudadanos y para facilitar las relaciones
entre las Oficinas de Registro de los distintos órganos.
Quinto:
La presente resolución entrará en vigor
al día siguiente de su publicación en
el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía.
Orden de 10 de noviembre
de 1999
Disposición adicional segunda: Publicidad
1.- En todas las dependencias administrativas de la
Junta de Andalucía figurará, en lugar
destacado y visible para los ciudadanos, relación
de los Registros Generales, con indicación
clara y precisa de su ubicación y del horario
de atención al público.
2.- En todos los Registros Generales figurará,
en lugar destacado y visible, su horario de atención
al público; relación de los Registros
Generales de la Junta de Andalucía con indicación
de su ubicación y de su horario de atención
al público; relación de sus correspondientes
Registros Auxiliares con indicación de su ubicación
y horario de atención al público; relación
y ubicación de los buzones de documentos; y
reseña de la normativa reguladora de la presentación
y recepción de documentos vigentes en la Comunidad
Autónoma de Andalucía.
2.2 Presentación de escritos
2.2.1 Lugares de presentación
(dónde)
2.2.1.1 Oficinas de registro
Ley 30/92- Ley 4/99
Artículo. 38.4
Las solicitudes, escritos y comunicaciones
que los ciudadanos dirijan a los órganos de
las Administraciones Públicas podrán
presentarse:
a) En los registros de los órganos administrativos
a que se dirijan.
b) En los registros de cualquier órgano administrativo,
que pertenezca a la Administración General
del Estado, a la de cualquier Administración
de las Comunidades Autónomas, o a la de alguna
de las Entidades que integran la Administración
Local si, en este ultimo caso, se hubiese suscrito
el oportuno Convenio.
d) En las representaciones diplomáticas u oficinas
consulares de España en el extranjero.
e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones
vigentes.
Mediante convenios de colaboración
suscritos entre las Administraciones Públicas,
se establecerán sistemas de intercomunicación
y coordinación de registros que garanticen
su compatibilidad informática, así como
la transmisión telemática de los asientos
registrales y de las solicitudes, escritos, comunicaciones
y documentos que se presenten en cualquiera de los
registros.
D. 772/99
Artículo 2. Lugares de presentación.
1. Los ciudadanos tienen derecho a presentar las solicitudes,
escritos y comunicaciones que dirijan a los órganos
de cualquier Administración pública
o de las entidades de derecho público vinculadas
o dependientes de ellas, as como la documentación
complementaria que acompañen a aquéllas,
en cualquiera de los siguientes lugares del ámbito
de la Administración General del Estado:
En las oficinas de registro del órgano administrativo
al que se dirijan.
En las oficinas de registro de cualquier órgano
administrativo perteneciente a la Administración
General del Estado, o de los
Organismos públicos vinculados o dependientes
de aquélla.
En las oficinas de correos, en la forma establecida
reglamentariamente.
En las representación diplomáticas y
oficinas consulares de España en el extranjero.
En cualquier otro que establezcan las disposiciones
vigentes.
2. Asimismo, los ciudadanos pueden presentar solicitudes,
escritos y comunicaciones dirigidos a la Administración
General del Estado y a Sus Organismos públicos
en los siguientes lugares:
En los registros de las Administraciones de las Comunicaciones
Autónomas.
En los registros de las entidades que integran la
Administración local: siempre que previamente
se haya suscrito el correspondiente convenio.
Ley 6/83
Articulo 51
1. Sin perjuicio de lo establecido en el articulo
66 de la Ley de Procedimiento Administrativo, cada
Consejería llevar su propio registro de documentos.
Toda instancia o escrito dirigido a cualquier órgano
de la Administración Autonómica podrá
presentarse en la Consejería de la Presidencia
*.
2. Los Ayuntamientos actuarán como centros
de recepción de documentos dirigidos a la Administración
Autonómica.
(* El D. 130/86, de 30 de julio, establece que sea
la Consejería de Gobernación)
2.2.1.2 Correos
Ley 30/92
Artículo. 38.4
Las solicitudes, escritos y comunicaciones que los
ciudadanos dirijan a los órganos de las Administraciones
Públicas podrán presentarse:
c) En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente
se establezca.
D. 772/99
Artículo 2. Lugares de presentación.
1. Los ciudadanos tienen derecho a presentar las solicitudes,
escritos y comunicaciones que dirijan a los órganos
de cualquier Administración pública
o de las entidades de derecho público vinculadas
o dependientes de ellas, así como la documentación
complementaria que acompañen a aquéllas,
.../...
En las oficinas de correos, en la forma establecida
reglamentariamente.
Decreto 1653/1964
Artículo 205. Admisión de instancias
y escritos dirigidos a Centros, Dependencias administrativas.
1. Las instancias o escritos que los particulares
o entidades deseen dirigir a los Centros 0 Dependencias
administrativos por medio del Correo, según
lo establecido en el art. 66 de la vigente Ley de
Procedimiento Administrativo (nº 24708), se admitirán
en las Oficinas del Ramo que tengan, al menos, categoría
de Estafeta, con sujeción a las normas que
se detallen en los números siguientes.
2. Los escritos e instancias de que se trata se presentarán
en sobre abierto y acompañados de los respectivos
resguardos de imposición editados por la Mutualidad
Benéfica y entendidos por los remitentes
2.2.1.3 Buzones de documentos
D. 204/95
Artículo 19.- Buzones de documentos.
Con el fin de facilitar la recepción de documentos
una vez cerradas al público las Oficinas de
Registro, en la Consejería y Delegaciones de
Gobernación, existirá un buzón
de documentos que se ubicará en lugar accesible
para los ciudadanos.
Los ciudadanos podrán depositar documentos
en el buzón a partir de la hora en que termine
la atención al público y hasta las 24
horas de todos los días hábiles.
Los documentos que se depositen a través del
buzón, serán registrados con la fecha
correspondientes al día en que fueron depositados,
a cuyo fin el jefe de servicio responsable del Registro
de Documentos de la Consejería, los secretarios
generales de las Delegaciones de Gobernación,
o personas en que hubieran delegado, levantarán
acta de cuantos documentos se hayan depositado en
el buzón el día anterior hábil,
tramitándola junto con los documentos para
su asiento en el Registro.
2.2.1.4 Otros medios
de presentación
Ley 30/92
Artículo 45.1- Incorporación de medios
técnicos.
1. Las Administraciones Públicas impulsarán
el empleo y aplicación de las técnicas
y medios electrónicos, informáticos
y telemáticos, para el desarrollo de su actividad
y el ejercicio de sus competencias, con las limitaciones
que a la utilización de estos medios establecen
la Constitución y las Leyes.
D. 772/99
Artículo 3. Medios de presentación.
1. La presentación de solicitudes, escritos,
comunicaciones y documentos en cualquiera de los lugares
previstos en el apartado 1 del artículo anterior
se podrá efectuar por los siguientes medios:
En soporte papel.
Por medios informáticos, electrónicos
o telemáticos, de acuerdo con lo previsto en
el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el
que se regula la utilización de técnicas
electrónicas, informáticas y telemáticas
en la Administración General del Estado.
D.204/95
Artículo 17.- Utilización de telefax
1. A iniciativa del interesado y cuando las normas
reguladoras no exijan la presentación de documentos
originales, copias auténticas de documentos
o la firma original en los mismos y siempre que el
Registro de Documentos del órgano que haya
de tramitarlo tenga previsto este sistema como medio
de comunicación y disponga de equipo autorizado,
podrán utilizarse los telefax para la remisión
de escritos y comunicaciones sin necesidad de presentar
posteriormente los originales. Los envíos por
este medio habrán de realizarse directamente
al Registro del órgano competente para tramitar
dichos documentos.
Los equipos de telefax dedicados a este
fin deberán estar autorizados por la Consejería
de Gobernación que actuarán de acuerdo
con los siguientes criterios: utilización de
papel normalizado, suficiencia de calidad de recepción
e impresión y garantía de integridad
y conservación de los documentos por un mínimo
de cinco años.
2. Cuando se emitan escritos a otros órganos
o personas por este medio, se extender diligencia
expresiva del resultado de la emisión unida
al escrito emitido que se archivar en el expediente.
Cuando los interesados soliciten la transmisión
de comunicaciones mediante telefax y por este medio
se le practiquen notificaciones que hayan de constar
en el procedimiento, junto al documento objeto de
la notificación se le adjuntará un recibo
de su recepción, el cual deber ser cumplimentado,
rubricado y enviado por el mismo procedimiento en
el plazo de dos días al Registro emisor para
que se incorpore al expediente. Transcurrido dicho
plazo sin efecto se cursará la notificación
por el procedimiento ordinario.
Resolución del 9 de
mayo 1997
He resuelto:
Autorizar, para la recepción de escritos y
comunicaciones de los ciudadanos en los Registros
de Documentos, los equipos de telefax que hayan sido
homologados de acuerdo con el procedimiento de los
bienes de adquisición centralizada y que cumplan
las siguientes condiciones: que utilicen un tipo de
papel normal, que el formato de recepción sea
de hojas sueltas de tamaño normalizado, A4
como mínimo, y que disponga de un sistema de
confirmación de envíos e informe de
la actividad.
El Secretario General para la Administración
Pública
2.2.2 Escritos a presentar
(qué)
Ley 30/92
Artículo 38.1
Los órganos administrativos llevarán
un registro general en el que se hará el correspondiente
asiento de todo escrito o comunicación que
se ha presentado o que se reciba en cualquier unidad
administrativa propia. También se anotarán
en el mismo, la salida de los escritos y comunicaciones
oficiales dirigidas a otros órganos o particulares.
Ley 30/92
Artículo 35.- Derechos de los ciudadanos.
Los ciudadanos, en sus relaciones con las Administraciones
Públicas, tienen los siguientes derechos:
f) A no presentar documentos no exigidos por las normas
aplicables al procedimiento de que se trate, o que
ya se encuentren en poder de la Administración
actuante.
D. 204/95
Artículo 20.- Presentación de documentos.
De conformidad con lo dispuesto en el apartado f)
del artículo 35 de la citada Ley 30/1992, de
26 de noviembre, los órganos administrativos
de la Junta de Andalucía abstendrán
de exigir la presentación de documentos no
exigidos por las normas aplicables al procedimiento
de que se trate, o que ya se encuentren en poder de
la Administración de la Junta de Andalucía.
Igualmente se abstendrán de exigir la acreditación
documental de requisitos, circunstancias, actos u
otros extremos que les consten.
El interesado podrá ejercer
el derecho previsto en el anteriormente mencionado
apartado f) del artículo 35, de la Ley 30/1992,
de 26 de noviembre, indicando el órgano administrativo
al que fueron presentados o por el que fueron emitidos,
la fecha de dicha presentación o emisión
y el procedimiento a los que corresponden, siempre
que no hayan transcurrido mas de cinco años
desde la finalización de éste, y sin
perjuicio de la apertura de periodo probatorio cuando
la Administración no tenga por ciertos los
hechos que hayan de servir de presupuesto para dictar
el acto de que se trate.
2.2.3 Características
de los escritos (cómo)
2.2.3.1. Contenido de las
solicitudes
Ley 30/92
Artículo 70
1. Las solicitudes que se formulen deber contener:
a) Nombre y apellidos del interesado y, en su caso,
de la persona que lo represente, así como la
identificación del medio preferente o del lugar
que se señale a efectos de notificaciones.
b) Hechos, razones y petición en que se concrete,
con toda claridad, la solicitud.
c) Lugar y fecha.
d) Firma del solicitante o acreditación de
la autenticidad de su voluntad expresada por cualquier
medio.
e) Organo, centro o unidad administrativa a la que
se dirige
2.2.3.2. Documentos anexos
Ley 30/92
Artículo 70
Los solicitantes podrán acompañar los
elementos que estimen convenientes para precisar o
completar los datos del modelo, los cuales deberán
ser admitidos y tenidos en cuenta por el órgano
al que se dirijan.
2.2.3.3. Varias solicitudes
Ley 30/92
Artículo 70
2. Cuando las pretensiones correspondientes a una
pluralidad de personas tengan un contenido y fundamento
idéntico o substancialmente similar, podrán
ser formuladas en una única solicitud, salvo
que las normas reguladoras de los procedimientos específicos
dispongan otra cosa.
D. 772/99
Artículo 3. Medios de presentación.
2. En las oficinas de registro a las que se refiere
el artículo 2.1.a) y b) se pondrá a
disposición de aquéllas personas que
pretendan la presentación simultánea
de un número superior a 10 solicitudes, escritos
o comunicaciones un modelo para que relacionen aquéllas,
numerándolas y especificando la identidad de
los interesados, los órganos destinatarios
así como un extracto de los contenidos.
2.2.3.4. Normalización de
solcitudes
Ley 30/92
Artículo 70
4. Las Administraciones Públicas deberán
establecer modelos y sistemas normalizados de solicitudes
cuando se trate de procedimientos que impliquen la
resolución numerosa de una serie de procedimientos.
Los modelos mencionados estarán a disposición
de los ciudadanos en las dependencias administrativas.
D. 772/99
Artículo 5. Modelos y sistemas normalizados
de solicitud.
1. Cuando se estime conveniente para facilitar a los
ciudadanos la aportación de los datos e informaciones
requeridos o para
simplificar la tramitación del correspondiente
procedimiento, el órgano competente para su
instrucción o resolución podrá
establecer
modelos normalizados de solicitud. En todo caso, deberán
establecerse tales modelos cuando concurra la circunstancia
señalada
en el artículo 70.4 de la Ley 30/1992, de 26
de noviembre, de Régimen Jurídico de
las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común.
2. Los modelos a los que se refiere el apartado anterior
podrán integrarse en sistemas normalizados
de solicitud que permitan la
transmisión por medios telemáticos de
los datos e informaciones requeridos siempre que se
garantice el cumplimiento de los
requisitos contemplados en el artículo 45 de
la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen
Jurídico de las Administraciones
Públicas y del Procedimiento Administrativo
Común, y en el Real Decreto 263/1996, de 16
de febrero, por el que se regula la
utilización de técnicas electrónicas,
informáticas y telemáticas en la Administración
General del Estado. Los sistemas
normalizados de solicitud deberá establecerse
por Orden del titular del Ministerio correspondiente,
previo informe favorable del
Ministerio de Administraciones Públicas.
2.2.3.5. Recibo de entrega
Ley 30/92
Artículo 70
3. De las solicitudes, comunicaciones y escritos que
presenten los interesados en las oficinas de la Administración,
podrán éstos exigir el correspondiente
recibo que acredite la fecha de presentación,
admitiéndose como tal una copia en la que figure
la fecha de presentación anotada por la oficina.
D. 772/99
Artículo 6. Recibos de presentación.
1. La expedición de los recibos acreditativos
de la fecha de presentación de cualquier solicitud,
escrito o comunicación, a los que se refiere
el artículo 70.3 de la Ley 30/1992, de 26 de
noviembre, de Régimen Jurídico de las
Administraciones Públicas y del Procedimiento
Administrativo Común, en los lugares señalados
en el artículo 2.1 de este Real Decreto, se
efectuará en el mismo momento de la presentación
de la solicitud, escrito o comunicación.
2. Cuando la solicitud, escrito o comunicación
esté en soporte papel y la presentación
se efectúe por el ciudadano o su representante
acompañando una copia, el recibo consistirá
en la mencionada copia en la que se hará constar
el lugar de presentación, así como la
fecha. En este supuesto, el órgano competente
para expedir el recibo deberá verificar la
exacta concordancia entre el contenido de la solicitud,
escrito o comunicación original y el de su
copia.
Si el ciudadano o su representante no la aportase,
el órgano competente podrá optar por
realizar una copia de la solicitud, escrito o comunicación
con iguales requisitos que los señalados en
el párrafo anterior o por la expedición
de un recibo en el que además conste el remitente,
el órgano destinatario y un extracto del contenido
de la solicitud, escrito o comunicación.
3. Cuando en los supuestos previstos en el Real Decreto
263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la
utilización de técnicas electrónicas,
informáticas y telemáticas en la Administración
General del Estado, el ciudadano efectúe la
presentación a través de soportes, medios
o aplicaciones informáticas, electrónicas
o telemáticas, el recibo se expedirá
de acuerdo con las características del soporte,
medio o aplicación y deberá reunir los
requisitos expresados en los apartados anteriores.
2.2.4 Términos y plazos
(cuándo)
2.2.4.1 Cómputo de plazos
Ley 30/92
Artículo 48
1. Siempre que no se exprese otra cosa, cuando los
plazos se señalen por días, se entiende
que éstos son hábiles, excluyéndose
del cómputo los domingos y los declarados festivos.
Cuando los plazos se señalen por días
naturales, se hará constar esta circunstancia
en las correspondientes notificaciones.
2. Si el plazo se fija en meses o años, éstos
se computarán de fecha a fecha. Si en el mes
de vencimiento no hubiera día equivalente a
aquel en que comienza el cómputo, se entenderá
que el plazo expira el último día del
mes.
3. Cuando el último día del plazo sea
inhábil, se entenderá prorrogado al
primer día hábil siguiente.
4. Los plazos expresados en días se contarán
a partir del día siguiente a aquel en que tenga
lugar la notificación o publicación
del acto de que se trate o, en su caso, de acuerdo
con lo dispuesto por el artículo 44.5. Los
restantes plazos se contarán a partir del día
de la notificación o publicación del
correspondiente acto salvo que en él se disponga
otra cosa y, respecto de los plazos para iniciar un
procedimiento, a partir del día de la fecha
en que la solicitud haya tenido entrada en cualquiera
de los registros del órgano administrativo
competente.
5. Cuando un día fuese hábil en el Municipio
o Comunidad Autónoma en que residiese el interesado,
e inhábil en la sede del órgano administrativo,
o a la inversa, se considerará inhábil
en todo caso.
6. La declaración de un día como inhábil
a efectos de cómputo de plazos no determina
por sí sola el funcionamiento de los centros
de trabajo de las Administraciones Públicas,
la organización del tiempo de trabajo ni el
acceso de los ciudadanos a los registros.
7. La Administración General del Estado y las
Administraciones de las Comunidades Autónomas,
con sujeción al calendario laboral oficial,
fijarán en su respectivo ámbito el calendario
de días inhábiles a efectos de cómputos
de plazos. El calendario aprobado por las Comunidades
Autónomas comprenderlos días inhábiles
de las Entidades que integran la Administración
Local correspondiente a su ámbito territorial,
a las que será de aplicación.
Dicho calendario debe publicarse antes del comienzo
de cada año en el diario oficial que corresponda
y en otros medios de difusión que garanticen
su conocimiento por los ciudadanos.
D. 772/99
Artículo 4. Efectos de la presentación.
1. La fecha de entrada de las solicitudes, escritos
y comunicaciones dirigidos a la Administración
General del Estado y a sus Organismos públicos
en los lugares previstos en el artículo 2 de
este Real Decreto producirá efectos, en su
caso, en cuanto al cumplimiento de los plazos de los
ciudadanos.
2. La fecha de entrada de las solicitudes, escritos
y comunicaciones a las que se refiere el apartado
anterior en las oficinas de registro del órgano
competente para su tramitación producirá
como efecto el inicio del cómputo de los plazos
que haya de cumplirla Administración, y en
particular del plazo máximo para notificar
la resolución expresa.
A este respecto, en el ámbito de los Departamentos
ministeriales se entiende por registro del órgano
competente para la tramitación cualquiera de
los pertenecientes al departamento competente para
iniciar aquélla, con la excepción de
los correspondientes a sus Organismos públicos.
No obstante, en los procedimentos iniciados a solicitud
del interesado cuya tramitación y resolución
corresponda a órganos integrados en el Órgano
Central del Ministerio de Defensa, Estado Mayor de
la Defensa y Cuarteles Generales de los Ejércitos,
el plazo para resolver y notificar se contará
desde la fecha en que la solicitud haya tenido entrada
en los registros de los citados órganos.
D. 204/95
Artículo 14.- Efectos.
Los escritos o comunicaciones podrán presentarse
en cualquier Registro del órgano al que se
dirijan, así como en los demás lugares
previstos en el punto 4 del artículo 38 de
la Ley 30/1992 de 26 de noviembre, de Régimen
Jurídico de las Administraciones Públicas
y del Procedimiento Administrativo Común en
el punto 2 del artículo 51 de la Ley 6/1983,
de 21 de julio, del Gobierno y la Administración
de la Comunidad Autónoma y se considerarán
presentados en la fecha en la que se entreguen. De
conformidad con el artículo 48 punto 4 de la
citada Ley 30/1992, de 26 de noviembre, los plazos
para iniciar los procedimientos se contarán
a partir del día de la fecha en que la solicitud
haya tenido entrada en cualquiera de los Registros
del órgano administrativo competente para instruirlos.
2.2.4.2 Plazos de subsanación
Ley 30/92
Artículo 71
1. Si la solicitud de iniciación no reúne
los requisitos que señala el artículo
anterior y los exigidos, en su caso, por la legislación
específica aplicable, se requerir al interesado
para que, en un plazo de diez días, subsane
las faltas o acompañe los documentos preceptivos,
con indicación de que, si así no lo
hiciera, se le tendrá por desistido de su petición,
previa resolución que deberá ser dictada
en los términos previstos en el artículo
42.
2. Siempre que no se trate de procedimientos selectivos
o de concurrencia competitiva, este plazo podrá
ser ampliado prudencialmente, hasta cinco días,
a petición del interesado o iniciativa del
órgano, cuando la aportación de los
documentos requeridos presente dificultades especiales.
3. En los procedimientos iniciados a solicitud de
los interesados, el órgano competente podrá
recabar del solicitante la modificación o mejora
voluntarias de los términos de aquélla‚
de ellos se levantará acta sucinta, que se
incorporará al procedimiento.
2.2.5 Caso especial: Ofertas
contractuales
D. 3410/75
Artículo 100.
Las proposiciones u ofertas contractuales habrán
de ser entregadas en sobre cerrado en las dependencias
u oficinas expresadas en el anuncio, o enviadas por
correo, dentro del plazo de admisión señalado
en aquél, salvo que el anuncio de la licitación
autorice otro procedimiento, respetándose siempre
el secreto de la oferta.
En el primer caso, las oficinas receptoras darán
recibo de cada proposición en el que conste
el nombre del licitador, la denominación de
la obra objeto de la licitación y el día
y hora de la presentación. Una vez entregada
una proposición no podrá ser retirada
bajo ningún pretexto.
Terminado el plazo de recepción, los Jefes
de las Oficinas receptoras expedirán certificación
relacionada de las proposiciones recibidas o de la
ausencia de licitadores, en su caso, la que juntamente
con aquéllas remitirán al Secretario
de la Mesa de Contratación.
Cuando las proposiciones se envíen por correo,
el empresario deberá justificar la fecha de
imposición del envío en la oficina de
Correos y anunciar al órgano de contratación
la remisión de la oferta mediante télex
o telegrama en el mismo día. Sin la concurrencia
de ambos requisitos no será admitida la proposición
si es recibida por el órgano de contratación
con posterioridad a la fecha de la terminación
del plazo señalado en el anuncio.
Transcurridos, no obstante, diez días
naturales siguientes a la indicada fecha sin haberse
recibido la proposición, ésta no será
admitida en ningún caso.
2.3 Asiento y operaciones
Ley 30/92
Artículo 38
2.- Los asientos se anotarán respetando el
orden temporal de recepción o salida de los
escritos y comunicaciones, e indicarán la fecha
del día de recepción o salida.
3.- El sistema garantizará la constancia, en
cada asiento que se practique, de un número,
epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha
de entrada, fecha y hora de su presentación,
identificación del interesado, órgano
administrativo remitente, si procede y persona órgano
administrativo al que se envía, y, en su caso,
referencia al contenido del escrito o comunicación
que se registra.
D. 205/97
Artículo 15.- Operaciones de registro.
El registro de las solicitudes, escritos o comunicaciones,
constará de las siguientes operaciones:
1. Sobre el escrito recibido, o que se emite, se estampará
el sello de registro correspondiente, de recepción
o salida, así como la fecha del día
y el número de registro de la serie que le
corresponda, existiendo una serie para los recibidos
y otra para los emitidos; la asignación del
número será correlativa en su serie
respetando el orden de presentación o emisión.
La estampación se realizará en el espacio
reservado para ello o, en su defecto, en la primera
hoja del escrito y en un lugar donde no dificulte
la clara visión de su contenido. Esta estampación
podrá ser sustituida por una impresión
mecánica que comprenda al menos la misma información
del sello.
Los controles que se establezcan para los movimientos
internos de los escritos que tengan entrada en un
órgano no podrán producir nuevos estampillados
de sellos o impresión mecánica sobre
los mismos.
2. Cuando el escrito recibido o emitido se acompañe
de una copia, sobre ésta se estampará
el correspondiente sello y la fecha de recepción
o emisión y, en caso de ser requerido para
ello, también la hora. Dicha copia sellada
será justificante suficiente de la presentación.
En caso de no acompañarse dicha copia y requerirse
justificante de la presentación, con posterioridad
al asiento registral se emitirá certificación
comprensiva de que dicha presentación se ha
efectuado.
3. Se practicará el asiento registral correspondiente.
6.- Los escritos emitidos, una vez practicados los
asientos registrales correspondientes a su salida,
serán cursados sin dilación a sus destinatarios
por el medio y procedimiento que haya determinado
el órgano emisor de entre los previstos para
ello.
D. 204/95
Artículo 16.- Asientos
1. El asiento registral de los escritos recibidos
por el Registro consistirá en la anotación
de los siguientes datos en la sección de recepción:
- Fecha de presentación.
- Unidad de destino o, en su caso, órgano de
destino.
- Epígrafe expresivo de la naturaleza del escrito.
- Interesado u órgano remitente, en su caso.
- Descripción sucinta del asunto.
- Organo donde fue presentado.
- Hora de presentación.
- Forma de presentación.
- Número de registro de recepción.
- Fecha de entrada, en su caso.
2. El asiento registral de los escritos emitidos por
las distintas unidades que conforman el órgano
al cual está adscrito el Registro, consistirá
en la anotación de los siguientes datos en
la sección de salida:
- Fecha de salida.
- Interesado u órgano de destino.
- Epígrafe expresivo de la naturaleza del escrito.
- Descripción sucinta del asunto.
- Forma de salida.
- Número de registro de salida.
2.4 Remisión de la dicumentación
Ley 30/92
Artículo 38.2
Concluido el trámite de registro, los escritos
y comunicaciones serán cursados sin dilación
a sus destinatarios y a las unidades administrativas
correspondientes desde el registro que hubieran sido
recibidas.
D. 205/97
Artículo 15.- Operaciones de registro
4. Una vez realizados los asientos registrales, los
escritos recibidos se remitirán directamente
y sin dilación a las unidades que tengan que
tramitarlos; cuando dichas unidades no se puedan identificar
se remitirán al responsable del órgano
del Centro Directivo o a quien éste designe.
5. Cuando las solicitudes, escritos o comunicaciones
presentados estén dirigidos a otro órgano
ajeno al del Registro, éstos se remitirán,
dentro de las veinticuatro horas siguientes, a su
órgano de destino acompañados de la
relación de los que se le envían.
2.5 Horario apertura / Jornada
laboral
Ley 30/92
Artículo 38.6
Cada Administración Pública establecerá
los días y el horario en que deben permanecer
abiertos sus registros, garantizando el derecho de
los ciudadanos a la presentación de documentos
previsto en el artículo 35.
2.5.1 Jornada laboral
del personal
Orden de 10 de noviembre de
1999
Artículo 2.- Jornadas.
Las jornadas del personal a que se refiere la
presente Orden serán las que, con carácter
general, se determinan en el artículo 2 de
la Orden de la Consejería de Gobernación
de 29 de julio de 1996, modificada por Orden de la
Consejería de Gobernación y Justicia
de 16 de julio de 1999.
Artículo 3.- Horarios.
3.1.- Para el personal adscrito a los registros
generales de las Delegaciones, Direcciones o Gerencias
Provinciales, el horario será el que, con carácter
general, se establece en el artículo tercero
de la Orden de 29 de julio de 1996, modificado por
la Orden de 16 de julio de 1999.
3.2.- Para el personal adscrito a los registros generales,
tanto de los Servicios Centrales de las Consejerías
y Organísmos Autónomos, como de las
Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno de la
Junta de Andalucía, el horario en que se realizará
la jornada establecida en el artículo anterior
constará de una parte fija y otra flexible.
3.2.1.- La parte fija se distribuirá, a su
vez, en dos turnos:
a).- Turno de mañana: de 9 a 15 horas, de lunes
a viernes.
b).- Turno de tarde: de 14 a 20 horas, de lunes a
viernes.
3.2.2.- La parte flexible del horario será
la comprendida entre las 8 y las 9 horas para el turno
de mañana y entre las 13 y las 14 horas para
el turno de tarde.
3.2.3.- Durante el periodo comprendido entre
el 1 de julio y el 15 de septiembre, el horario
del personal adscrito a los Registros Generales será
el siguiente:
a) Turno de mañana: de 8 a 14,30 horas
b) Turno de tarde: de 13,30 a 20 horas.
3.2.4. Durante cuatro días al año en
fiestas locales y durante la Semana Santa, el horario
del indicado personal será el siguiente:
a) Turno de mañana: de 8,30 a 14,30 horas.
b) Turno de tarde: de 14 a 20 horas
3.2.5.- La parte de jornada constituida por la diferencia
entre las 35 horas semanales y la parte fija, más
el suplemento de 110 horas en computo anual a que
se refiere el artículo 2, apartado 2, de la
Orden de 29 de julio de 1996, modificada por la Orden
de 16 de julio de 1999, se cumplirá previa
negociación con las Organizaciones Sindicales,
de modo que, en todo momento, esté garantizado
el cumplimiento de los horarios de atención
al público de los Registros Generales.
D. 772/99
Disposición Adicional Primera. Días
y horarios de apertura, relación y codificación
de las oficinas de registro.
1. El régimen de días y horarios de
apertura de las oficinas de registro de la Administración
General del Estado y de sus Organismos públicos
se establecerá por el Ministerio de Administraciones
Públicas mediante resolución de la Secretaria
de Estado para la Administración Pública
que regulará, previa audiencia de los Departamentos
ministeriales afectados, las especialidades precisas
en relación con los Organismos públicos
de ellos dependientes. No obstante lo anterior, los
subsecretarios de los Departamentos ministeriales
y los Presidentes o Directores de los Organismos públicos
podrán establecer un régimen de atención
horaria superior al previsto en la mencionada resolución.
2.5.2. Horario de apertura
de oficinas
Orden de 10 de noviembre de
1999
Artículo 4.- Horarios de atención al
público de los Registros Generales.
Los Registros Generales atenderán directamente
al público todos los días laborables
del año con el siguiente horario:
4.1.- Servicios Centrales de Consejerías y
Organismos Autónomos:
a) Lunes a viernes: de 9 a 20 horas, ininterrumpidamente.
b) Días 24 y 31 de diciembre: de
9 a 14 horas.
4.2.- Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno
de la Junta de Andalucía
a) Lunes a Viernes: de 9 a 20 horas, ininterrumpidamente.
b) Sábados y días 24 y 31 de diciembre:
de 9 a 14 horas.
4.3.- Delegaciones, Direcciones o Gerencias Provinciales.
a) Lunes a viernes: De 9 a 14 horas.
Artículo 5.- Incidencias.
1. Cuando, por causa justificada, con el personal
de los Registros Generales no se pudiera garantizar
la atención al público en los horarios
establecidos, los órganos de quien dependan
dispondrán, de conformidad con lo previsto
en el artículo 66 del Real Decreto 364/1995,
de 10 de marzo, que sean atendidos por personal funcionario
o interino de otras unidades.
2. Del mismo modo, cuando se prevea una afluencia
a los Registros Generales superior a la habitual,
los Delegados del Gobierno de la Junta de Andalucía
podrán acordar, con suficiente antelación
y publicidad, ampliar el horario de recepción
de documentos en los Registros Generales de las Delegaciones,
Direcciones o Gerencias Provinciales de su ámbito
territorial que se estimen procedentes, adoptando
las medidas organizativas que fueran precisas para
atender a esa situación.
Disposición adicional Primera: acumulación
de Registros Generales
1.- En aquellos edificios en los que se ubiquen más
de una Consejería y/u Organismo Autónomo,
y/o Delegación, Dirección o Gerencia
Provincial, podrán acumularse los Registros
Generales correspondientes en una sola oficina que
atienda a todos ellos, previa determinación
del personal de cada uno de ellos que se incorporaría
a dicha oficina y el responsable de la misma, previa
resolución favorable del titular de la Consejería
de Gobernación y Justicia.
2.- Serán competentes para iniciar el expediente
de acumulación, en los servicios centrales,
los titulares de las Viceconsejerías de las
Consejerías afectadas y, en los servicios periféricos,
los titulares de las Delegaciones del Gobierno de
la Junta de Andalucía.
3.- El expediente de acumulación constará,
al menos, de los siguientes documentos:
3.1.- Acuerdo motivado de iniciación.
3.2.- Relación de Registros Generales cuya
acumulación se pretenda.
3.3.- Relación del personal que preste servicios
en los Registros Generales cuya acumulación
se pretenda, determinando el que se integraría
en la oficina y el responsable de la misma.
3.4.- Memoria justificativa de la ubicación
de la oficina.
3.5.- Informe de la Inspección General de Servicios
de la Junta de Andalucía.
4.- El expediente de acumulación será
elevado por el órgano que lo hubiere iniciado
al titular de la Consejería de Gobernación
y Justicia, quien previo informe de la Dirección
General de Organización Administrativa e Inspección
General de Servicios, resolverá sobre la procedencia
de la iniciativa dentro de los quince días
siguientes a su recepción.
5.- La resolución autorizando acumulación
de Registros Generales se publicará en el Boletín
Oficial de la Junta de Andalucía.
2.6 Automatización de registros
2.6.1 Soporte informático
Ley 30/92
Artículo 38.3
Los registros generales, así como todos los
registros que las Administraciones Públicas
establezcan para la recepción de escritos y
comunicaciones de los particulares o de órganos
administrativos, deberán instalarse en soporte
informático.
Ley 30/92
Disp. adic. 2ª
La incorporación a soporte informático
de los registros a que se refiere el artículo
38 de esta Ley, será efectiva en la forma y
plazos que determinen el Gobierno, los Organos de
Gobierno de las Comunidades Autónomas y las
Entidades que integran la Administración Local,
en función del grado de desarrollo de los medios
técnicos de que dispongan.
(Ver apartado 8.- Ventanilla única)
D.204/95
Artículo12.- Soporte informático de
los Registros.
Todos los Registros de Documentos deberán estar
instalados en un soporte informático que cumpla
con los requisitos establecidos para los mismos y
permita la integración de los asientos de unos
Registros a otros. La aplicación informática
que lo soporte deberá estar autorizada por
la Consejería de Gobernación.
D.204/95
Artículo 18.- Utilización de otros medios
de comunicación.
La utilización de otros medios electrónicos,
informáticos o telemáticos requerirá
la aprobación reglamentaria del órgano
competente en el procedimiento, previo informe de
la Consejería de Gobernación.
2.6.2 Conexión telemática
Ley 30/92
Artículo. 38.4
Mediante convenios de colaboración suscritos
entre las Administraciones Públicas, se establecerán
sistemas de intercomunicación y coordinación
de registros que garanticen su compatibilidad informática,
así como la transmisión telemática
de los asientos registrales y de las solicitudes,
escritos, comunicaciones y documentos que se presenten
en cualquiera de los registros.
2.6.3 Relación ciudadano-Administración.
Ley 30/92
Artículo.45.
2.-Cuando sea compatible con los medios técnicos
de que dispongan las Administraciones Públicas,
los ciudadanos podrán relacionarse con ellas
para ejercer sus derechos a través de técnicas
y medios electrónicos, informáticos
o telemáticos con respecto de las garantías
y requisitos previstos en cada procedimiento.
3.-Los procedimientos que se tramiten y terminen en
soporte informático garantizarán la
identificación y el ejercicio de la competencia
por el órgano que la ejerce.
4.- Los programas y aplicaciones electrónicos,
informáticos y telemáticos que vayan
a ser utilizados por las Administraciones Públicas
para el ejercicio de sus potestades, habrán
de ser previamente aprobados por el órgano
competente, quien deberá difundir públicamente
sus características.
|
3.1 Derechos de los ciudadanos
Ley 30/92
Artículo 35.- Derechos de los ciudadanos.
Los ciudadanos, en sus relaciones con las Administraciones
Públicas, tienen los siguientes derechos:
a) A conocer, en cualquier momento, el estado de la
tramitación de los procedimientos en los que
tengan la condición de interesados, y obtener
copias de documentos contenidos en ellos.
c) A obtener copia sellada de los documentos que presenten,
aportándola junto con los originales, así
como a la devolución de éstos, salvo
cuando los originales deban obrar en el procedimiento.
D. 772/99
Artículo 7. Aportación de documentos
originales al procedimiento.
1. Cuando las normas reguladoras del correspondiente
procedimiento o actuación administrativa requieran
la aportación de documentos originales por
los ciudadanos, éstos tendrán derecho
a la expedición por las oficinas de registro
de una copia sellada del documento original en el
momento de su presentación. Las oficinas de
registro no estarán obligadas a expedir copias
selladas de documentos originales que no acompañen
a las solicitudes, escritos o comunicaciones presentadas
por el ciudadano.
. Para el ejercicio de este derecho el ciudadano aportará,
junto con el documento original, una copia del mismo.
La oficina de registro cotejará la copia y
el documento original, comprobando la identidad de
sus contenidos, unirá el documento original
a la solicitud, escrito o comunicación al que
se acompañe para su remisión al órgano
destinatario y entregará la copia al ciudadano,
una vez diligenciada con un sello en el que consten
los siguientes datos:
Fecha de entrega del documento original y lugar de
presentación.
Órgano destinatario del documento original
y extracto del objeto del procedimiento o actuación
para cuya tramitación se aporta.
La oficina de registro llevará un registro
expresivo de las copias selladas que expida, en el
que anotará los datos señalados en el
párrafo anterior.
3. La copia sellada acreditará que el documento
original se encuentra en poder de la Administración
correspondiente, siendo válida a los efectos
del ejercicio por el ciudadano del derecho reconocido
en el artículo 35.f) de la Ley 30/1992, de
26 de noviembre, de Régimen Jurídico
de las Administraciones Públicas y del Procedimiento
Administrativo Común, así como para
solicitar, en su caso,
la devolución del documento original una vez
finalizado procedimiento o actuación o de acuerdo
con lo que disponga la normativa de aplicación.
La copia sellada será entregada a la Administración
correspondiente en el momento en que el documento
original sea devuelto al interesado. Si se produjera
la pérdida o destrucción accidental
de la copia, su entrega se sustituirá por una
declaración aportada por el ciudadano en la
que exponga por escrito la circunstancia producida.
D. 772/99
Artículo 8. Aportación de copias compulsadas
al procedimiento.
1. Cuando las normas reguladoras de un procedimiento
o actividad administrativa requieran a aportación
de copias compulsadas o cotejadas de documentos originales,
el ciudadano podrá ejercer su derecho a la
inmediata devolución de estos últimos
por las oficinas de registro en las que se presente
la solicitud, escrito o comunicación a la que
deba acompañar la copia compulsada, con independencia
del órgano, entidad o Administración
destinataria. Las oficinas de registro no estarán
obligadas a compulsar copias de documentos originales
cuando dichas copias no acompañen a solicitudes,
escritos o comunicaciones presentadas por el ciudadano.
2. Para el ejercicio de este derecho el ciudadano
aportará, junto con el documento original,
una copia del mismo. La oficina de registro realizará
el cotejo de los documentos y copias, comprobando
la identidad de sus contenidos, devolverá el
documento original al ciudadano y unirá la
copia, una vez diligenciada con un sello o acreditación
de compulsa, a la solicitud, escrito o comunicación
a a que se acompañe para su remisión
al destinatario.
El sello o acreditación de compulsa expresará
la fecha en que se practicó así como
la identificación del órgano y de la
persona que expiden la copia compulsada.
3. La copia compulsada tendrá la misma validez
que el original en el procedimiento concreto de que
se trate, sin que en ningún caso acredite la
autenticidad del documento original.
3.2 Competencias sobre copias
Ley 30/92
Artículo.46.1
Cada Administración Pública determinará
reglamentariamente los órganos que tengan atribuidas
las competencias de expedición de copias auténticas
de documentos públicos o privados.
D.204/95
Artículo 22.- Obtención de copias de
documentos administrativos.
La competencia para la expedición de copias
corresponderá a los órganos que se expresan
a continuación:
1. La expedición de copias auténticas
de documentos administrativos de la Junta de Andalucía,
corresponderá a los órganos administrativos
que hubieran emitido el documento original.
2. La expedición de copias autenticadas de
documentos administrativos de la Junta de Andalucía,
corresponderá a las jefaturas de sección
u órgano asimilado dependiente del órgano
que hubiera emitido el documento original y que tengan
encomendada las funciones de tramitación o
custodia del expediente a que pertenezca dicho documento
original. En caso de que el órgano que produjo
el documento original hubiese desaparecido, dicha
competencia para autenticar le corresponder a las
jefaturas de sección u órganos similares
que tengan encomendada la custodia del expediente
a que pertenezca dicho documento original.
Los interesados en obtener las copias anteriormente
mencionadas las solicitarán ante los órganos
competentes para expedirlas.
D.204/95
Artículo 23.- Presentación de copias
y devolución de los originales.
La competencia para la autenticación de copias
de documentos a que se refiere el punto 2 del artículo
21 corresponder a las jefaturas de sección
y órganos asimilados responsables de cada Registro
General de Documentos, los cuales realizarán
el cotejo, autenticación de las copias, y devolución
de los originales al interesado, (de aquellos documentos
que se presenten para ser tramitados en el órgano
del cual dependa el Registro).
De no existir tales jefaturas de sección, la
competencia corresponderá a la jefatura del
servicio o secretaría general bajo cuya responsabilidad
se gestione la función de Registro General
de Documentos.
En supuestos especiales y para facilitar la presentación
de documentos en localidades distintas a las sedes
de los órganos que tenga que tramitarlos y
con el objeto de salvar las dificultades que existan
para autenticar las copias y recibirlas, los órganos
con estas competencias podrá delegarlas en
otros órganos o unidades, incluso no dependientes
jerárquicamente en cuyo caso se hará
previo conocimiento del Organo Superior del cual dependan,
ubicadas en dichas localidades, sin perjuicio en su
caso de la revocación de la delegación
conferida.
D.204/95
Artículo 24.- Desglose de documentos.
1. Salvo en los supuestos en que los documentos originales
deban permanecer en el expediente, las jefaturas de
sección u órganos asimilados que tengan
encomendadas la tramitación y custodia de los
expedientes, autorizarán la entrega de los
documentos originales, públicos o privados,
obrantes en los mismos a los interesados que los hubieran
aportado y que así lo soliciten, dejando constancia
en el expediente mediante la expedición de
copia autenticada del documento que se retira.
2.- Estas mismas jefaturas de sección u órganos
asimilados, podrán autorizar el desglose de
otros documentos obrantes en los expedientes y su
entrega a los interesados que los hubieran aportado
y así lo requieran, dejando constancia en el
expediente mediante copia diligenciada, la cual deber
recoger de forma expresa la calidad del documento
que se retira.
Decreto 90/1993
Artículo 3.- Son funciones de los Servicios
u órganos asimilados las siguientes:
f) Autorizar el acceso a los documentos y registros
que obren en los archivos del Servicio en los términos
previstos en la Ley.
Artículo 4.- Son funciones propias de las Secciones
u órganos asimilados las siguientes:
b) Expedir y autorizar las copias de documentos públicos
o privados a que se refiere la Ley 30/92, obrantes
en los expedientes que se encuentren tramitándose
por dichos órganos.
3.3 Tipos de copias
D.204/95
Artículo 21.- Tipos de copias de documentos.
Las copias de documentos en el ámbito de actuación
de la Administración de la Junta de Andalucía,
comprenderá los siguientes supuestos:
1. Las copias auténticas de documentos administrativos
expedidos por el mismo órgano que emitió
el documento original.
2. Las copias autenticadas de documentos privados
y públicos, mediante cotejo con el original
y en las que se estampará si procediera la
correspondiente diligencia de compulsa.
3.4 Validez de las copias
D.204/95
Artículo 25.- Validez de las copias.
1. De conformidad con lo dispuesto en el artículo
46 de la mencionada Ley 30/1992, las copias auténticas
y las copias autenticadas de documentos administrativos
de la Junta de Andalucía que hayan sido emitidas
por los órganos y en la forma establecida en
el artículo 22 del presente Decreto, gozarán
de la misma validez y eficacia que los documentos
originales.
2. A efectos de su tramitación en el ámbito
de actuación de la Administración de
la Junta de Andalucía y de conformidad con
lo dispuesto en el anteriormente citado artículo46
de la Ley 30/1992, las copias autenticadas de documentos
que hayan sido emitidas por los órganos y conforme
a lo establecido en el artículo 23 y apartado
I del artículo 24 del presente Decreto gozarán
de validez y eficacia en el procedimiento para el
cual fueron expedidas.
3. La validez y eficacia de las copias expedidas por
otras Administraciones Públicas, autoridades
y fedatarios públicos, será la que corresponda
según el ordenamiento vigente.
4.- Respecto a las demás copias que pudieran
aportarse u obrar en los expedientes, así como
las copias diligenciadas de las mismas a que se refiere
el apartado 2 del artículo 24 del presente
Decreto, tendrán la virtualidad que a los efectos
probatorios les reconozca el Código Civil.
3.5 Operaciones de cortejo
D.204/95
Artículo 26.- Operaciones de cotejo.
Los órganos competentes cuidarán del
cumplimiento de lo dispuesto en la presente disposición,
especialmente en lo que concierne a los cotejos de
las copias con los documentos originales, y adoptarán
las medidas necesarias y se abstendrán de practicar
la diligencia de compulsa cuando dichas copias ofrezcan
duda sobre su correspondencia con el original o cuando
se dude sobre la autenticidad de dichos originales.
3.6 Copias de documentos públicos
Ley 30/92
Artículo.46.2
2.-Las copias de cualesquiera documentos públicos
gozarán de la misma validez y eficacia que
estos siempre que exista constancia de que sean auténticas.
4.- Tienen la consideración de documento público
administrativo los documentos válidamente emitidos
por los órganos de las Administraciones Públicas.
D. 772/99
Artículo 9. Copias auténticas de documentos
públicos administrativos
1. Los ciudadanos podrán, en cualquier momento,
solicitar la expedición de copias auténticas
de los documentos públicos dministrativos que
hayan sido válidamente emitidos por los órganos
de la Administración General del Estado y por
los organismos públicos vinculados o dependientes
de ella.
Las copias auténticas de los documentos públicos
administrativos tienen la misma validez y eficacia
que éstos, produciendo idénticos efectos
frente a las Administraciones públicas y los
interesados.
2. La expedición se solicitará al órgano
administrativo o al Organismo público que emitió
el documento original. Dicho órgano expedirá
la copia previa comprobación en sus archivos
de la existencia del original o de los datos en el
contenidos.
En el supuesto de que, por el tiempo trancurrido,
el documento original o los datos en el contenidos
obrasen en un archivo general, histórico y
organismo similar, la solicitud será cursada
al correspondiente archivo para la expedición,
en su caso, de la copia auténtica.
La copia auténtica podrá consistir en
la transcripción íntegra del contenido
del documento original o en una copia realizada por
cualesquiera medios informáticos, electrónicos
o telemáticos. En ambos casos figurará
la acreditación de la autenticidad de la copia
identificando el órgano, archivo y organismo
que la expide y la persona responsable de la expedición.
3. La copia auténtica de aquellos documentos
que contengan datos nominativos podrá ser solicitada
por los titulares de tales datos o por terceros que
acrediten un interés ilegítimo en su
obtención. Cuando el documento contenga datos
personales que pudieran afectar a la intimidad de
los titulares la copia sólo podrá ser
solicitada por éstas. Si los datos contenidos
en el documento afectarán también a
la intimidad de personas diferentes del solicitante,
sólo se expedirá la copia previo consentimiento
de los restantes
afectados.
4. La solicitud podrá ser denegada por resolución
motivada que pondrá fin a la vía administrativa
cuando concurran razones de protección del
interés público o de protección
de intereses de terceros, cuando así lo disponga
una norma legal o reglamentaria y, en todo caso, en
los siguientes supuestos:
Inexistencia o pérdida del documento original
o de los datos en el contenidos.
Copias de documentos emitidos en el curso de la investigación
sobre delitos, cuando la expedición de la copia
pudiera poner en peligro la protección de los
derechos y libertades de terceros o las necesidades
de las investigaciones que se estén realizando.
Copias de documentos, que contengan información
sobre la Defensa Nacional o la Seguridad del Estado.
Copias de documentos que contengan información
sobre las actuaciones del Gobierno de la Nación
en el ejercicio de sus competencias constitucionales
no sujetas al Derecho administrativo.
Copias de documentos que contengan información
sobre materias protegidas por el secreto comercial
o industrial, así como relativa a actuaciones
administrativas derivadas de la política monetaria.
Copias de documentos que contengan datos sanitarios
personales, en aquellos casos en que las disposiciones
específicas que los rigen impidan ejercer el
derecho de acceso.
5. En el plazo máximo de un mes contado desde
la recepción de la solicitud deberán
expedirse las copias auténticas o notificarse
la resolución que deniegue las mismas.
6. La expedición de copias auténticas
de documentos que obren en los Registros Civil, Mercantil,
de la Propiedad, de Venta a Plazos de Bienes Muebles,
de Hipoteca Mobiliaria y Prenda sin Desplazamiento,
de Condiciones Generales de la Contratación,
la Propiedad Intelectual, Central de Penados y Rebeldes,
de la Oficina Española de Patentes y Marcas,
así como en los archivos sometidos a la normativa
sobre materias clasificadas, se regirá por
las disposiciones específicas reguladoras de
dichos Registros.
3.7 Copias de documentos privados
Ley 30/92
Artículo 46.3
Las copias de documentos privados tendrán validez
y eficacia, exclusivamente en el ámbito de
la actividad de las Administraciones Públicas,
siempre que su autenticidad haya sido comprobada.
|