INTRODUCCIÓN

Conocer cuales son los centros y servicios de documentación e información que existen en la Junta de Andalucía es una necesidad sentida por los profesionales del sector, e incluso por otros profesionales y por determinadas organizaciones públicas y privadas. Esta necesidad nos ha movido a publicar algunos resultados de una investigación llevada a cabo con objetivos más amplios, para dar a conocer qué centros y servicios existen en el aparato administrativo de la Junta de Andalucía y cuál es el perfil de estas unidades (especialización, recursos, etc).

Aquí presentamos un informe que recoge los datos relativos a determinados campos de nuestra investigación. Se trata de una foto fija en la que intentamos reflejar ,de forma detallada, determinados aspectos de la gestión de la información y la documentación en el seno de la Administración autonómica andaluza.

Los datos se exponen de forma extructurada, acompañados de los comentarios imprescindibles para su comprensión. Hemos evitado expresar nuestra valoración, que ya expusimos en la presentación de la investigación hecha en las V Jornadas Españolas de Documentación Automatizada1 , limitandonos aquí a un trabajo meramente expositivo, ofreciendo una herramienta que pensamos puede ser útil para conocer la realidad .

El informe se compone de tres capítulos y dos anexos: En el capítulo 1 se presenta un mapa de la unidades documentales (UD) que existen en la Junta de Andalucía . En el capítulo 2 se presentan datos que pretenden dibujar un perfil descriptivo de dichas UD (antigüedad, cobertura temática, recursos personales, actividades y servicios documentales, automatización, etc) . En el capítulo 3 los responsables de estas UD exponen su grado de satisfacción respecto a los distintos aspectos que son objeto de este estudio, aportando una información complementaria y valiosa para conocer la situación de las UD.

El Anexo 1 contiene una relación de las UD de la Junta de Andalucía, con las acotaciones necesarias para conocer de qué organismo dependen, tipo de adscripción, clase de UD, localidad, etc. En el Anexo 2 se describe la muestra de esta investigación, es decir se detallan las UD que han aportado sus informaciones a nuestra investigación 2 .

La investigación está cerrada al 31 de mayo de 1996.

1.- UNIDADES DOCUMENTALES EN LA JUNTA D ANDALUCÍA.

1.1.- ORGANISMOS DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA.

Con el objeto de conocer las UD existentes en la Junta deAndalucía, consideramos que es necesario dibujar de forma previa el mapa del espacio organizativo sobre el que éstas se asientan:

Estos son los organismos existentes en la Junta de Andalucía al 31 de mayo de 1996. Hay que hacer notar que el epígrafe "Otros organismos" engloba una serie de entes administrativos (organismos autónomos, empresas públicas, etc) difíciles de definir a veces y difíciles de localizar, lo que nos ha obligado a llevar a cabo una seleccion. En el Anexo 1 se relacionan estos organismos, y se establece una clasificación de los mismo.

1.2.- UNIDADES DOCUMENTALES EXISTENTES

Después de consultar las fuentes publicadas3 y de analizar la Relación de Puestos de Trabajo de la Junta de Andalucía hemos detectato la existencia de las siguientes UD:

Conviene hacer una serie de acotaciones terminologícas y metodológicas, para exponer determinadas opciones que se han tomado al plantear la investigación.

Entendemos por UD aquella institución documental atendida por especialistas en información y documentación que tiene por objeto la recogida, análisis y tratatamiento de la información generada por fuentes internas y/o externas a la organización de la que forma parte; para lo que emplea medios personales, recursos técnicos y económicos, al objeto de someter la información a un tratamiento técnico documental que crea utilidad (económica o social) para los usuarios a quienes pretende satisfacer 4 . Hemos excluido en nuestro trabajo, como objeto de estudio los archivos y los museos, y nos hemos restringido al ámbito de las UD existentes en el aparato administrativo de la Junta de Andalucía, excluyendo tambien las bibliotecas públicas, las UD hospitalarias, etc.

1.3.- DISTRIBUCIÓN DE LAS UD POR CONSEJERÍAS.

1.4.- DISTRIBUCIÓN DE LAS UD EN OTROS ORGANISMOS.

Son muy diversos los organismos administrativos en cuanto a su definición júridica. La clasificación que aquí hacemos tiene una finalidad operativa. A continuación indicamos la existencia de UD en cada uno de estos tipos de centros:

En el Anexo 1 puede identificarse la pertenencia de cada UD a su respectivo organismo, de forma individualizada.

1.5.- DISTRIBUCIÓN GEOGRÁFICA DE LAS UD

La ubicación territorial de las UD, se refleja en la siguiente tabla:

1.6.- TIPOLOGÍA DE LAS UD

Por exigencia metodológica hemos establecido la distinción de dos tipos de UD: Servicios de Documentación y Centros de Documentación 5 . Hablaremos de Servicios para referirnos a las UD que integradas en un organismo administrativo prestan servicios documentales preferentemente a ese organismo, y hablaremos de Centros para referirnos a UD que , teniendo entidad organizativa propia o no, proyectan su actividad de forma horizontal en el conjunto de la Junta de Andalucía y en determinados sectores de la sociedad. (Ver Anexo 1 ).

En la Junta de Andalucía, como en el resto de la Administración Pública, existen dos tipos de organismos: departamentos sectoriales con funciones de gestión, y organismos de tipo horizontal con funciones de estudio y apoyo técnico en áreas temáticas concretas. En cada una de estas instancias se genera y utiliza información y documentación , en parte común a todos los organismos (normativa jurídica, jurisprudencia, información de la Junta de Andalucía, etc.), y en parte diferenciada, en función de las actividades que le son propias a cada uno de ellas.Las Secretarías Generales Técnicas de estos departamnetos tienen funciones6 tales como realizar estudios y reunir documentación sobre las materias propias del Departamento, preparar compilaciones de las disposiciones vigentes, cuidar de las publicaciones técnicas, dirigir y facilitar la formación de estadísticas, y otras más genéricas como mejorar la organización y métodos de trabajo y coordinación de los servicios . En consecuencia, cada organismo, que es responsable individualmente de la gestión de la información y documentación que necesita y/o produce, se ha ido dotando, a lo largo del tiempo, de los recursos organizativos, humanos y tecnológicos que dentro de sus posibilidades cada uno ha creído oportuno. Es decir han ido creando lo que aquí llamamos Servicios de Documentación.

Respecto al otro tipo de instituciones documentales, los Centros de Documentación, decir que desde instancias distintas la Administración se han ido creando centros y sistemas con una definición documental clara y definida, cuando ha surgido la necesidad de conservar, tratar y/o servir documentación e información especializada. Así han surgido organismos como el Centro de Documentación Musical, Instituto de Estadística de Andalucía, Filmoteca de Andalucía, etc. Existen tambien centros que estando incardinados en un organismo superior, están diseñados para dar servicio más allá del organismo al que pertenecen: Instituto Cartográfico, Centro de Documentación del Patrimonio Histórico, Biblioteca de la Escuela de Salud Pública, Departamento de Documentación del Instituto Andaluz del Deporte, Centro de Documentación Juvenil, Oficinas de Información Administrativa al Ciudadano, Centro Servidor de Videotex de la Junta de Andalucía, Centro de Información y Documentación de la Junta de Andalucía (CIDJA), que desde la Consejería de la Presidencia produce la Base de Datos del BOJA, etc .

A continuación presentamos la cuantificación de Centros y Servicios de Documentación existentes en la Junta de Andalucía 7 . En el Anexo 1 pueden identificarse cada uno de ellos de forma individualizada.

2.- PERFIL DE LAS UNIDADES DOCUMENTALES DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA.

A continuación se aportan una serie de datos que pueden ser un instrumento para perfilar una imágen de cómo son las UD de la Junta de Andalucía.

2.1.- ANTIGÜEDAD DE LAS UD.

Se refleja aquí el año de creación de las distintas UD. Exepto la Biblioteca del Archivo de la Real Chancillería de Granada, creada en 1909 y transferida por el Estado, el resto de las UD son de creación autonómica:

2.2.- COBERTURA TEMÁTICA

Las materias de que se ocupan las distintas UD de la Junta de Andalucía, y en qué medida, se reflejan en la siguiente tabla 8

.

2.3.- CUANTIFICACIÓN DE LOS FONDOS 9

2.4.- DOTACIÓN DE RECURSOS HUMANOS.

La disponibilidad de efectivos personales y la cualificación de los mismos , es uno de los exponentes que pueden ayudarnos a saber la embergadura y la proyección de cualquier organización. Se reflejan a continuación algunos parámetos sobre los puestos de trabajo que existen en las UD objeto de nuestro estudio.

2.4.1.- CUANTIFICACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

Los distintos tipos de puestos de trabajo que aparencen en la Relación de Puestos de Trabajo de la Junta de Andalucía podemos clasificarlos , haciendo un esfuerzo de abstracción y con el riesgo de simplificar, en tres categorias: a) Jefaturas de Servicio y Asesorías Técnicas (titulación superior); b) Jefaturas de Departamento o Sección (Diplomatura /Bachillerato); c) Jefatura de Negociado (Bachillerato /Graduado escolar) y d) Administrativo y Auxiliar Administrativo (Graduado escolar). Siguiendo esta clasificación, en la siguiente tabla, se refleja la dotación de personal con que cuentan la UD 10 .

2.4.2.- TIPOLOGÍA LABORAL DE LOS PUESTOS DE TRABAJO

El tipo de ocupación de las plazas por parte del empleado público que la ocupa, también es definitorio del perfil de la UD 11

2.4.3.- DEFINICIÓN DOCUMENTAL DE LOS PUESTOS DE TRABAJO

Es muy importante la cualificación profesional que se exige para ocupar los distintos puestos de trabajo. Bien por el nombre del propio puesto de trabajo, o bien porque se exijan conocimientos de Documentación para su ocupación 12 , hemos establecido la siguiente clasificación de los puestos de trabajo existentes: Puestos definidos como documentales y puestos, que realizando trabajos documentales, no lo reflejan en su definición y por tanto no requieren para ser ocupados cualificación documental 13
.

2.5.- SERVICIOS DOCUMENTALES

2.5.1.- TIPOS DE SERVICIOS QUE PRESTAN LAS UD.

En el siguiente cuadro se indican los distintos tipos de servicios documentales y el número de UD que prestan cada uno de ellos, con expresión de su correspondiente porcentaje:

2.5.2.- ÁMBITO DE LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS. ACCESIBILIDAD.

Se pretende, con la siguiente tabla exponer el ámbito de actuación, en cuanto a prestación de servicios, de las UD. Se indica el número y el porcentaje de centros que presta cada servicio . Hay que hacer notar, que los que hemos denominado Servicios de Documentación 14 , cuya vocación es servir a la institución a la que pertenecen, también prestan servicio a otras instituciones e incluso al público en general.

2.6.- RELACIONES DE COOPERACIÓN

La incorparación de las UD a actividades y organizaciones de cooperación queda reflejada a continuación:

2.7.- RECURSOS TECNOLÓGICOS.

2.7.1.-ORDENADORES

Para conocer el parque de ordenadores con que cuentan las UD hemos analizado en primer lugar el tipo de ordenador (grande/mini/micro) de que disponen.

A continuación se desglosa el número de micro-ordenadores existentes:

2.7. 2.- SOFTWARE

En este apartado pretendemos conocer qué programas informáticos se utilizan en las UD y para que actividades se emplean.

3.7.2.1.- CUANTIFICACIÓN DE LOS PROGRAMAS UTILIZADOS

A continuación se indican los programas utilizados, con expresión del número y % de UD donde se emplean. Hay que hacer notar que en una misma UD puede emplearse más de un programa.

2.7.2.2.- TRABAJOS DOCUMENTALES IMPLEMENTADOS CON CADA PROGRAMA.

En las cinco tablas siguientes se explica la utilización que se hace de cada uno de los programas. Se detallan las distintas actividades a que se aplican, con indicación del número y % de UD que emplean ese program para esa actividad.

2.7.3.- COMUNICACIONES

A continuación se muestran los distintos elementos de telecomunicación con que tienen a su disposición las UD. Se expresa el número y porcentaje de UD que disponen de cada uno de ellos.

2.7.4.- RED LOCAL

La incorporación de las UD a la red local de su organización queda puesta de manifiesto en el siguiente cuadro, en el que se expresa el tipo de red , el número y porcentaje de UD que son usuarios de cada una.

2.7.5.- OTROS RECURSOS TENOLÓGICOS

La descripción del equipamiento tecnológico de las UD debemos completarla con el estudio de la dotación de otros recursos como los que se muestran en el siguiente cuadro, en el que se indica el número y porcentaje de UD que están dotados de cada uno de los recursos que se citan.

2.8.- AUTOMATIZACIÓN. UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS TECNOLÓGICOS

Una vez que hemos puesto en claro los recursos tecnológicos de que disponen las UD, hemos de estudiar cuál es el empleo que de los mismos hacen. Para ello nos vamos a fijar en tres aspectos: actividades que se llevan a cabo de forma automatizada, cómo se realiza la catalogación de documentos y qué servicios y productos automatizados se producen.

2.8.1.- ACTIVIDADES AUTOMATIZADAS

Se reseñan a continuación las actividades que las UD documentales realizan de forma automatizada, con indicación del número y porcentaje de UD que realizan cada una de las actividades.

2.8.2.-CATALOGACIÓN

Buscamos ahora conocer cómo se lleva a cabo la catalogación en la actualidad en las distintas UD. Para ello se reseñan datos relativos a las normas empleadas en la catalogación, el nivel de profundidad de ésta, el formato de los registros, etc. Se indica siempre el número y porcentaje de UD que se encuentran en cada una de las situaciones que se describen.

2.8.2.-SERVICIOS Y PRODUCTOS AUTOMATIZADOS

Hay servicios que las UD prestan, en cuya ejecución se emplean en mayor o menor medida las tecnologías de la información. A continuación se mencionan esos servicios y se muestra el número y porcentaje de UD que los tienen automatizados.

3.- AUTOVALORACIÓN DE LA DOTACIÓN DE RECURSOS DE LAS UD

Hemos requerido a los responsables de las distintas UD que manifiesten su grado de satisfacción (alto, medio o bajo) acerca de las dotaciones con que cuentan sus respectivos centros y servicios. Estas opiniones se muestran en la tabla siguiente en la que se indica el número y porcentaje de las correspondientes a las UD que opinan sobre cada uno de los aspectos que se valoran.

ANEXO 1: MUESTRA DE LA INVESTIGACION

En el Anexo 1 pueeden identificarse cada una de estas unidades: Hay que hacer notar que algunas han quedado fuera de la muestra no por voluntad de sus responsables, sino por fallos imputables a los promotores de la investigación.

Conforme a la distinción que hemos establecido en el Apartado 1.6, en nuestra muestra conviven dos tipos de instituciones documentales, los Centros y los Servicios. Hemos optado por el tratamiento unitario de la información de ambos, aunque conscientes de que en algunos aspectos las características de unos pueden distorsionar el perfil del conjunto. Para evitar este riesgo, los datos estadísticos se han elaborado teniendo en cuenta esta distinción en los casos que ha sido prodedente.

1 Esta investigación fué presentada en las V Jornadas Españolas de Documentación Automatizada, celebradas en Cáceres del 17 al 19 de Octubre de 1996. Allí expusimos los objetivos de nuestro trabajo y las fases y metodología empleados, así como algunas de las conclusiones que de él pueden extraerse. Ver GÓMEZ, J. y MAESSO, I.: Gestión automatizada de la información y documentación en la Administración . En Sistemas de Información. Balance de 12 años de jornadas y perspectivas. V Jornadas Españolas de Documentación Automatizada. Actas. Cáceres: Fesabid, 1996, pp. 403-412

2 Queremos reflejar aquí nuestro sincero agradecimiento a todos los colegas que, aportando los datos de sus respectivos centros, han hecho posible este trabajo.

3 MARTÍN OÑATE, A. (dir.): Directorio bibliotecario de Andalucía. Málaga: Asociación andaluza de bibliotecarios, 1995.
MINISTERIO DE CULTURA: Mapa de infraestructuras, operadores y recursos culturales (MIORC). Madrid: Ministerio de Cultura, 1995
OFICINA DEL PORTAVOZ DEL GOBIERNO: Agenda de la comunicación 1996. Sevilla: Consejería de la Presidencia, 1995
DIRECCIÓN GENERAL DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS E IGS: Guía de Funciones y Servicios de la Administración Andaluza. Sevilla: Consejería de Gobernación, 1995

4  RAMOS SIMÓN, L. F.: Dirección, administración y marqueting de empresas e instituciones documentales. Madrid: Ed. Síntesis, 1995, p.41

5  Esta distinción está inspirada en la clasificación que propone J.. CHAUMIER en Técnicas de Documentación y Archivo. Barcelona: Oikos-Tau, 1993, pp. 25-28.

6  Ley 6/1983, de 21 de julio, de Gobierno y Administración de la Comunidad Autónoma. BOJA, 60, 29.07.83, art. 42.

7  El % se refiere al número total de UD de la JA.

8  Hemos seguido para la clasificación de los temas la Nomenclatura para los campos de las ciencias y la tecnología de la Unesco

9  A efectos de calcular la media de este ítem se ha computado la información de 40 UD

10  A efectos de calcular la media y el % de este ítem se ha computado la información de 39 UD

11  El % hace referencia al total de personas que trabajan en UD:144

12  Hay que hacer notar que aunque la denominación del puesto haga alusión a la Documentación, no por ello se exigen conocimientos específicos para su ocupación. En la mayoría de los casos la exigencia se refiere sólamente al nivel de titulación, no a la especialidad. En la actualidad se están implantando las llamadas "Areas Funcionales", que inciden en la especialización de experiencia requerida para ocupar los puestos.

13  El % hace referencia al total de personas que trabajan en UD:144

14  Ver apartado 1.6

15 Para el cálculo del % se han computado los datos de 41 UD.

16 Hay que hacer notar que en una misma UD se pueden emplear distintos menacismos.

17  Pretendemos mostrar aquí el volumen de registros que contienen los catálogos automatizados de las UD. No todos los centros disponen de los mismos tipos de documentos, por lo cual en la tercera columna se indica el número de centros que disponen de cada uno de los tipos documentales, siendo ese el número empleado para obtener la media.

18  Para la obtención del porcentaje se han computado los datos relativos a 38 UD

19  El % se refiere al número total de UD existentes en la JA

20  El % se refiere al número de UD que componen la muestra

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